26 mars 2020
Crise Sanitaire et Nouvelle Législation de Droit Social (États-Unis)
Auteur : Anne Pansard, Avocate. Admise aux barreaux de Paris, Chicago et New York.
ETATS-UNIS : NOUVELLES OBLIGATIONS PATRONALES LIEES AU FAMILIES FIRST CORONAVIRUS RESPONSE ACT
Si vous avez une filiale aux Etats-Unis et que vous avez moins de 500 salariés, il faut vous familiariser immédiatement avec la loi dite « Families First Coronavirus Response Act » (« FFCRA ») » adoptée le 18 mars en réponse à la crise sanitaire du coronavirus. En effet, cette législation vous concerne directement et entre vigueur dans moins d’une semaine, le 2 avril 2020. Ne pas respecter le FFCRA vous expose à des poursuites judiciaires et des sanctions. Questions/Réponses pour vous aider à respecter vos nouvelles obligations en tant qu’employeur :
Question : en bref, en quoi consiste cette loi ?
Réponse : c’est une première aux Etats-Unis. Historiquement, le gouvernement fédéral n’impose aucune obligation de congés payés aux employeurs (seuls certains états le font depuis peu dans certaines situations). Ici, le FFCRA oblige les employeurs à accorder des congés payés (familiaux et maladie) aux employés touchés par la pandémie du COVID-19. Le gouvernement fédéral s’engage à accorder des crédits d’impôts sur les charges sociales pour compenser les employeurs (voir explications en fin d’article).
La législation FFCRA contient en fait 2 lois distinctes : la loi sur les congés familiaux et médicaux d'urgence (EFMLEA) et la loi sur les congés maladie payés d'urgence (EPSLA).
1. LOI SUR LES CONGES FAMILIAUX D’URGENCE (« EFMLEA »)
Question : A qui s’applique cette loi ?
Réponse : tout employeur de moins de 500 salariés, et tout salarié qui travaille depuis au moins 30 jours pour l’employeur. La loi prévoit ici une dispense pour les sociétés de moins de 50 salariés s’il est démontré que le respect de la loi aurait pour conséquence de mettre en péril la continuité de l’entreprise. Malheureusement, le U.S. Department of Labor, le Ministère du Travail, n’a pas encore donné d’informations sur la manière d’obtenir cette dispense. Mais l’on peut s’attendre à ce que les plafonds de rémunération prévus par la loi (voir ci-dessous) rendent difficile l’obtention de dispenses. Des lignes directrices sont attendues le 2 avril.
Question : quelle est la durée du congé familial et médical d’urgence ?
Réponse : La EFMLA vous oblige à accorder jusqu'à 12 semaines de congés à vos employés.
Question : ce congé est-il rémunéré ?
Réponse : Oui, en grande partie. Sur ces 12 semaines, 10 semaines doivent être rémunérées. Les 2 premières semaines (10 jours) de congés sont sans solde. Mais un employé peut choisir de remplacer ces 10 jours par des congés payés accumulés (vacances, congé personnel ou médical ou maladie). Attention, cela doit être le choix du salarié : l’employeur ne peut pas forcer le salarié à prendre de tels congés payés accumulés. Voir plus bas des précisions sur le montant de cette rémunération.
Quelle(s) raison(s) mon salarié peut-il invoquer pour en bénéficier ?
Réponse : Le EFMLA vous oblige à accorder aux employés un congé familial pour une « raison valable (« eligible need ») liée à « une urgence de santé publique » (ce qui fait référence au COVID-19). Les raisons valables reconnue par la loi sont les suivantes : le fait que l’employé n’est pas en mesure de travailler (ou de télétravailler) parce qu'il a besoin de s'occuper d'un fils ou d'une fille de moins de 18 ans dont l'école ou le lieu de garde a fermé, ou dont le prestataire de garde d'enfants n'est pas disponible en raison d'une urgence concernant le COVID-19 déclarée par une autorité fédérale, étatique ou locale.
Question : quel est le taux de rémunération de ces congés après la période d’attente de 10 jours ?
Réponse : après cette période de 10 jours, l'employeur doit accorder un congé payé à l'employé pour chaque jour de congé supplémentaire. Le taux de rémunération de ces congés payés est calculé sur la base minimum des 2/3 du taux de rémunération normal de l'employé en fonction du nombre d'heures que l'employé aurait normalement dû normalement travailler.
Question : la rémunération des congés est-elle plafonnée ?
Réponse : Oui, la rémunération est plafonnée pour chaque employé à 200$ par jour ou 10.000$ au total.
2. LOI SUR LES CONGES MALADIE D’URGENCE (« EPSLA »)
Question : A qui s’applique cette nouvelle loi ?
Réponse : comme pour la EFMLA, la loi s’applique aux employeurs privés de moins de 500 employés. La loi prévoit ici aussi une dispense pour les sociétés de moins de 50 salariés s’il est démontré que le respect de la loi aurait pour conséquence de mettre en péril la continuité de l’entreprise. Comme pour la EFMLA, on peut s’attendre à ce que les plafonds de rémunération prévus par la loi rendent difficile l’obtention de dispenses. Des lignes directrices seront publiées par le Department of Labor le 2 avril.
Quelle(s) raison(s) mon salarié peut-il invoquer pour en bénéficier ?
Réponse : La loi vous oblige à accorder des congés de maladie payés aux employés qui ne peuvent pas travailler pour l'une des raisons suivantes liées à COVID-19 :
(1) l'employé est soumis à un ordre d’isolement émis par des autorités fédérales, étatiques ou locales ;
(2) un médecin a conseillé à l'employé de se placer en quarantaine ;
(3) l'employé présente des symptômes de COVID-19 et demande un diagnostic médical ;
(4) l'employé prend soin d'une personne qui a été placée en quarantaine ;
(5) l'employé s'occupe d'un fils ou d'une fille dont l'école ou le lieu de garde a fermé, ou dont la garderie n'est pas disponible, en raison du COVID-19 ; ou
(6) l'employé est confronté à une situation relativement similaire reconnue par le Ministre de la Santé.
Question : quelle quantité de congé est prévue ?
Réponse : le nombre d'heures payées auxquelles un employé a droit dépend du statut de travail à plein temps ou à temps partiel :
Question : y a-t-il un délai d’attente pour pouvoir bénéficier du congé ?
Réponse : Non. Le congé maladie est disponible pour les salariés immédiatement, même pour vos nouvelles recrues. Notez que les employeurs ne peuvent pas obliger les employés à utiliser d'autres formes de congés payés avant d'utiliser un congé maladie payé en vertu de l'EPSLA.
Question : quel est le taux de rémunération de ces congés ?
Réponse : le taux de rémunération dépend de la raison pour laquelle le congé est nécessaire :
Question : puis-je licencier un salarié qui a pris un tel congé ?
Réponse : attention, l’EPSLA interdit expressément les représailles contre tout employé qui prend un congé ou dépose une plainte ou une procédure liée à l’exercice des ses droits aux congés. Il ne vous est pas interdit de licencier un salarié qui a pris un tel congé, mais son licenciement pourrait être considéré comme une représaille et vous exposer à des poursuites et sanctions.
Question : ai-je une obligation légale d’informer mes employés de leurs droits en application de cette nouvelle loi ?
Réponse : Oui. La loi vous oblige à notifier tous vos salariés de leurs droits. Le Ministère du Travail a publié le poster de notification. Vous pouvez le trouver ici. En temps normal, vous devriez simplement placer le poster dans un lieu de passage (cuisine, cantine). Si vos salariés travaillent à distance en raison d’un ordre de confinement ou sont en congés, envisagez de l’envoyer par courriel à tous vos salariés qui ont une adresse mail, par la poste et/ou de la publier sur votre intranet.
CREDIT D’IMPOTS POUR LES EMPLOYEURS
Pour aider les sociétés à financer les congés imposés par les 2 lois, la législation prévoit un crédit d'impôt sur les charges sociales.
Question : Comme fonctionne ce crédit d’impôt ?
Réponse : les employeurs qui paient un congé de maladie ou de famille/garde d'enfants pourront conserver un montant de charges sociales égal au montant du congé maladie ou de famille/garde d’enfants qu'ils ont payés, plutôt que de les retenir à la source et de les payer à l'IRS.
Rappel & Explications :
Aux Etats-Unis, lorsque les employeurs paient leurs employés, ils sont tenus de retenir sur les chèques de paie de leurs employés (i) l’impôt fédéral sur le revenu des salariés et (ii) la part des employés des impôts sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie. Les employeurs sont ensuite tenus de payer ces impôts fédéraux, ainsi que leur part des impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie, à l'Internal Revenue Services (IRS) et de déposer les déclarations de charges sociales trimestrielles auprès de l'IRS. Les employeurs soumis aux nouvelles lois pourront conserver un montant de charges sociales égal au montant du congé maladie et de famille qu'ils ont payé, plutôt que de les retenir à la source et de les payer à l'IRS. Les charges sociales qui sont disponibles pour rétention comprennent les retenues d'impôts sur le revenu fédéral, la part des employés des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie et la part de l'employeur des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie pour tous les employés.
Question : que se passe-t-il s’il n'y a pas suffisamment de charges sociales pour couvrir le coût des congés de maladie et de garde d'enfants payés ?
Réponse : dans ce cas, les employeurs pourront déposer une demande de paiement accéléré auprès de l'IRS. L'IRS indique sur son site internet pouvoir traiter ces demandes en deux semaines ou moins, mais ceci semble peu probable si la crise perdure. Les détails de cette nouvelle procédure accélérée seront annoncés la semaine prochaine, semaine du 2 avril 2020.
Conclusion et Recommandations :
Les américains bénéficient de très peu d’aides sociales. La récession qui s’annonce risque d’encourager les salariés à revendiquer leurs droits. Il est donc important de faire de son mieux pour respecter ces nouvelles lois.
Anne Pansard
Pansard & Associates
Qui sommes-nous ? Notre cabinet d'avocats est spécialisé en droit des affaires et droit du travail, dans le conseil des filiales américaines de sociétés européennes. Nous intervenons également comme conseils auprès de confrères avocats européens, pour les dossiers transatlantiques de leurs clients.
Disclaimer: The content of this article has been prepared by Pansard & Associates LLC for informational purposes and is considered advertising material. This information is not intended to create, and does not create, a lawyer-client relationship. You should not act upon this information without seeking advice from a lawyer licensed in your own state. Please do not send or disclose to our firm confidential information or sensitive materials without our consent. Thank you.
Crise Sanitaire et Nouvelle Législation de Droit Social (États-Unis)
Auteur : Anne Pansard, Avocate. Admise aux barreaux de Paris, Chicago et New York.
ETATS-UNIS : NOUVELLES OBLIGATIONS PATRONALES LIEES AU FAMILIES FIRST CORONAVIRUS RESPONSE ACT
Si vous avez une filiale aux Etats-Unis et que vous avez moins de 500 salariés, il faut vous familiariser immédiatement avec la loi dite « Families First Coronavirus Response Act » (« FFCRA ») » adoptée le 18 mars en réponse à la crise sanitaire du coronavirus. En effet, cette législation vous concerne directement et entre vigueur dans moins d’une semaine, le 2 avril 2020. Ne pas respecter le FFCRA vous expose à des poursuites judiciaires et des sanctions. Questions/Réponses pour vous aider à respecter vos nouvelles obligations en tant qu’employeur :
Question : en bref, en quoi consiste cette loi ?
Réponse : c’est une première aux Etats-Unis. Historiquement, le gouvernement fédéral n’impose aucune obligation de congés payés aux employeurs (seuls certains états le font depuis peu dans certaines situations). Ici, le FFCRA oblige les employeurs à accorder des congés payés (familiaux et maladie) aux employés touchés par la pandémie du COVID-19. Le gouvernement fédéral s’engage à accorder des crédits d’impôts sur les charges sociales pour compenser les employeurs (voir explications en fin d’article).
La législation FFCRA contient en fait 2 lois distinctes : la loi sur les congés familiaux et médicaux d'urgence (EFMLEA) et la loi sur les congés maladie payés d'urgence (EPSLA).
1. LOI SUR LES CONGES FAMILIAUX D’URGENCE (« EFMLEA »)
Question : A qui s’applique cette loi ?
Réponse : tout employeur de moins de 500 salariés, et tout salarié qui travaille depuis au moins 30 jours pour l’employeur. La loi prévoit ici une dispense pour les sociétés de moins de 50 salariés s’il est démontré que le respect de la loi aurait pour conséquence de mettre en péril la continuité de l’entreprise. Malheureusement, le U.S. Department of Labor, le Ministère du Travail, n’a pas encore donné d’informations sur la manière d’obtenir cette dispense. Mais l’on peut s’attendre à ce que les plafonds de rémunération prévus par la loi (voir ci-dessous) rendent difficile l’obtention de dispenses. Des lignes directrices sont attendues le 2 avril.
Question : quelle est la durée du congé familial et médical d’urgence ?
Réponse : La EFMLA vous oblige à accorder jusqu'à 12 semaines de congés à vos employés.
Question : ce congé est-il rémunéré ?
Réponse : Oui, en grande partie. Sur ces 12 semaines, 10 semaines doivent être rémunérées. Les 2 premières semaines (10 jours) de congés sont sans solde. Mais un employé peut choisir de remplacer ces 10 jours par des congés payés accumulés (vacances, congé personnel ou médical ou maladie). Attention, cela doit être le choix du salarié : l’employeur ne peut pas forcer le salarié à prendre de tels congés payés accumulés. Voir plus bas des précisions sur le montant de cette rémunération.
Quelle(s) raison(s) mon salarié peut-il invoquer pour en bénéficier ?
Réponse : Le EFMLA vous oblige à accorder aux employés un congé familial pour une « raison valable (« eligible need ») liée à « une urgence de santé publique » (ce qui fait référence au COVID-19). Les raisons valables reconnue par la loi sont les suivantes : le fait que l’employé n’est pas en mesure de travailler (ou de télétravailler) parce qu'il a besoin de s'occuper d'un fils ou d'une fille de moins de 18 ans dont l'école ou le lieu de garde a fermé, ou dont le prestataire de garde d'enfants n'est pas disponible en raison d'une urgence concernant le COVID-19 déclarée par une autorité fédérale, étatique ou locale.
Question : quel est le taux de rémunération de ces congés après la période d’attente de 10 jours ?
Réponse : après cette période de 10 jours, l'employeur doit accorder un congé payé à l'employé pour chaque jour de congé supplémentaire. Le taux de rémunération de ces congés payés est calculé sur la base minimum des 2/3 du taux de rémunération normal de l'employé en fonction du nombre d'heures que l'employé aurait normalement dû normalement travailler.
Question : la rémunération des congés est-elle plafonnée ?
Réponse : Oui, la rémunération est plafonnée pour chaque employé à 200$ par jour ou 10.000$ au total.
2. LOI SUR LES CONGES MALADIE D’URGENCE (« EPSLA »)
Question : A qui s’applique cette nouvelle loi ?
Réponse : comme pour la EFMLA, la loi s’applique aux employeurs privés de moins de 500 employés. La loi prévoit ici aussi une dispense pour les sociétés de moins de 50 salariés s’il est démontré que le respect de la loi aurait pour conséquence de mettre en péril la continuité de l’entreprise. Comme pour la EFMLA, on peut s’attendre à ce que les plafonds de rémunération prévus par la loi rendent difficile l’obtention de dispenses. Des lignes directrices seront publiées par le Department of Labor le 2 avril.
Quelle(s) raison(s) mon salarié peut-il invoquer pour en bénéficier ?
Réponse : La loi vous oblige à accorder des congés de maladie payés aux employés qui ne peuvent pas travailler pour l'une des raisons suivantes liées à COVID-19 :
(1) l'employé est soumis à un ordre d’isolement émis par des autorités fédérales, étatiques ou locales ;
(2) un médecin a conseillé à l'employé de se placer en quarantaine ;
(3) l'employé présente des symptômes de COVID-19 et demande un diagnostic médical ;
(4) l'employé prend soin d'une personne qui a été placée en quarantaine ;
(5) l'employé s'occupe d'un fils ou d'une fille dont l'école ou le lieu de garde a fermé, ou dont la garderie n'est pas disponible, en raison du COVID-19 ; ou
(6) l'employé est confronté à une situation relativement similaire reconnue par le Ministre de la Santé.
Question : quelle quantité de congé est prévue ?
Réponse : le nombre d'heures payées auxquelles un employé a droit dépend du statut de travail à plein temps ou à temps partiel :
- Les employés à temps plein ont droit à 80 heures de congés maladie payés.
- Les employés à temps partiel ont droit à des congés maladie payés égal au nombre d'heures que l'employé travaille, en moyenne, sur une période de deux semaines. Par exemple, un employé qui travaille en moyenne 10 heures par semaine aurait droit à 20 heures de congés maladie payés.
Question : y a-t-il un délai d’attente pour pouvoir bénéficier du congé ?
Réponse : Non. Le congé maladie est disponible pour les salariés immédiatement, même pour vos nouvelles recrues. Notez que les employeurs ne peuvent pas obliger les employés à utiliser d'autres formes de congés payés avant d'utiliser un congé maladie payé en vertu de l'EPSLA.
Question : quel est le taux de rémunération de ces congés ?
Réponse : le taux de rémunération dépend de la raison pour laquelle le congé est nécessaire :
- Si un congé de maladie est nécessaire pour l'une des trois premières raisons énoncées ci-dessus, le temps de congé maladie payé de l'employé est plafonné à 511 $ par jour et 5 110 $ au total.
- Si un congé maladie est nécessaire pour l'une des trois dernières raisons énoncées ci-dessus, le temps de congé maladie payé de l'employé est plafonné à 200 $ par jour et à 2 000 $ au total.
Question : puis-je licencier un salarié qui a pris un tel congé ?
Réponse : attention, l’EPSLA interdit expressément les représailles contre tout employé qui prend un congé ou dépose une plainte ou une procédure liée à l’exercice des ses droits aux congés. Il ne vous est pas interdit de licencier un salarié qui a pris un tel congé, mais son licenciement pourrait être considéré comme une représaille et vous exposer à des poursuites et sanctions.
Question : ai-je une obligation légale d’informer mes employés de leurs droits en application de cette nouvelle loi ?
Réponse : Oui. La loi vous oblige à notifier tous vos salariés de leurs droits. Le Ministère du Travail a publié le poster de notification. Vous pouvez le trouver ici. En temps normal, vous devriez simplement placer le poster dans un lieu de passage (cuisine, cantine). Si vos salariés travaillent à distance en raison d’un ordre de confinement ou sont en congés, envisagez de l’envoyer par courriel à tous vos salariés qui ont une adresse mail, par la poste et/ou de la publier sur votre intranet.
CREDIT D’IMPOTS POUR LES EMPLOYEURS
Pour aider les sociétés à financer les congés imposés par les 2 lois, la législation prévoit un crédit d'impôt sur les charges sociales.
Question : Comme fonctionne ce crédit d’impôt ?
Réponse : les employeurs qui paient un congé de maladie ou de famille/garde d'enfants pourront conserver un montant de charges sociales égal au montant du congé maladie ou de famille/garde d’enfants qu'ils ont payés, plutôt que de les retenir à la source et de les payer à l'IRS.
Rappel & Explications :
Aux Etats-Unis, lorsque les employeurs paient leurs employés, ils sont tenus de retenir sur les chèques de paie de leurs employés (i) l’impôt fédéral sur le revenu des salariés et (ii) la part des employés des impôts sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie. Les employeurs sont ensuite tenus de payer ces impôts fédéraux, ainsi que leur part des impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie, à l'Internal Revenue Services (IRS) et de déposer les déclarations de charges sociales trimestrielles auprès de l'IRS. Les employeurs soumis aux nouvelles lois pourront conserver un montant de charges sociales égal au montant du congé maladie et de famille qu'ils ont payé, plutôt que de les retenir à la source et de les payer à l'IRS. Les charges sociales qui sont disponibles pour rétention comprennent les retenues d'impôts sur le revenu fédéral, la part des employés des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie et la part de l'employeur des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie pour tous les employés.
Question : que se passe-t-il s’il n'y a pas suffisamment de charges sociales pour couvrir le coût des congés de maladie et de garde d'enfants payés ?
Réponse : dans ce cas, les employeurs pourront déposer une demande de paiement accéléré auprès de l'IRS. L'IRS indique sur son site internet pouvoir traiter ces demandes en deux semaines ou moins, mais ceci semble peu probable si la crise perdure. Les détails de cette nouvelle procédure accélérée seront annoncés la semaine prochaine, semaine du 2 avril 2020.
Conclusion et Recommandations :
Les américains bénéficient de très peu d’aides sociales. La récession qui s’annonce risque d’encourager les salariés à revendiquer leurs droits. Il est donc important de faire de son mieux pour respecter ces nouvelles lois.
Anne Pansard
Pansard & Associates
Qui sommes-nous ? Notre cabinet d'avocats est spécialisé en droit des affaires et droit du travail, dans le conseil des filiales américaines de sociétés européennes. Nous intervenons également comme conseils auprès de confrères avocats européens, pour les dossiers transatlantiques de leurs clients.
Disclaimer: The content of this article has been prepared by Pansard & Associates LLC for informational purposes and is considered advertising material. This information is not intended to create, and does not create, a lawyer-client relationship. You should not act upon this information without seeking advice from a lawyer licensed in your own state. Please do not send or disclose to our firm confidential information or sensitive materials without our consent. Thank you.